ERP e Excel - Não à Gestão via Excel!

05.06.2019Gestão
ERP e Excel - Não à Gestão via Excel!

ERP e Excel – Porque não deve gerir o seu negócio via excel!

O Excel é geralmente usado como ERP nas empresas especialmente nos pequenos e médios negócios como uma ferramenta universal de organização para todos os departamentos.

Quão eficiente e seguro é a utilização do Excel?

O Excel faz parte do nosso dia a dia no escritório. As vantagens são óbvias: toda a gente conhece e continua a ser uma ferramenta barata. Não é segredo que as empresas em fase startup precisam e se servem de folhas de trabalho que lhes dê alguma flexibilidade. Contudo, à medida que o negócio cresce, a complexidade também e os processos precisam de ser mapeados de alguma forma no Excel.

É neste momento que a gestão via Excel atinge os seus limites e torna-se um obstáculo com consequências negativas para o sucesso do negócio a longo prazo.

Taxas de erro mais altas, dados não confiáveis e falta de transparência

Num emprego onde precisa de dados de diferentes departamentos o mais rapidamente possível torna-se um grande desafio e muitas vezes demorado! A informação da contabilidade, das vendas ou serviço ao cliente está em diferentes tabelas. A descentralização e destruturação da informação custa tempo e paciência, mas também prejudica a eficiência da empresa no seu todo.

Com tantas tabelas e gráficos de ferramentas como o Excel é difícil rastrear dados heterogéneos! Mesmo no histórico do Excel pode falhar e embora o acompanhamento de alterações permita identificar a última modificação não há histórico com as mesmas. O que acontece com isto é que a base de dados não é segura. E se surgirem erros, não poderemos voltar atrás para perceber isso.

Se forem tomadas decisões assentes em dados errados, isso poderá custar muito dinheiro!!!

Porquê um ERP em vez do Excel?

Utilizando um sistema ERP pode dizer adeus às importações de dados manuais terríveis: processos como a configuração de uma fatura toma muito tempo útil. Reconstruir manualmente cada fatura, ver o último número de fatura ou procurar isso em todos as pastas do computador!

E num ERP? Um sistema ERP simplesmente adota a numeração automática e sem erro! Adicionalmente, um software ERP oferece várias ligações e integrações possíveis. Assim, a organização adquire uma solução flexível com inúmeras ferramentas e funções. A centralização da informação oferece espaço para previsões, análises de dados muito mais precisas e seguras. Isso permite que as decisões de negócios sejam as acertadas.

Vantagens de um sistema de ERP:

Um ERP permite uma visão holística, transparência e aumenta a eficiência da sua empresa:

1. Dados de todos os departamentos estão armazenados de forma centralizada e aparecem de forma clara e personalizada no seu dashboard.

2. Através de alguns cliques, a informação pode ser guardada e também avaliada diretamente.

3. Há processos de trabalho que são automáticos.

4. As integrações permitem a ligação a sistemas externos e a utilização do Power BI.

Qual é o ERP ideal para o meu negócio?

Se sente que chegou o momento de evoluir no seu negócio porque o volume de informação é já caótico e não permite ser sustentado por ficheiros Excel, tenha em atenção os seguintes pontos:

- procure um software que permita a escalabilidade consoante o seu crescimento

- procure uma solução intuitiva, completa e com updates ou upgrades simples

- procure um software cloud que lhe permita total mobilidade e segurança para com os seus dados e dos seus clientes

- procure um ERP com um suporte facilmente acessível e próximo de si

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Joana Dias

Product Marketing Management